Selasa, 05 November 2019

Sebelum Menyambut Pelanggan, Yuk Kenali SOP Customer Service

SOP Customer Service

Salah satu pekerjaan yang menjadi ujung tombak perusahaan adalah Customer Service. Sebab, mereka yang bekerja pada bagian ini, akan berhadapan langsung dengan para pelanggannya. Sehingga, keberadaan mereka dirasa sangat penting untuk kemajuan perusahaan. Kini, mereka yang bekerja pada bidang ini tidak perlu bertemu langsung dengan pelanggannya, namun bisa memberikan pelayanan melalui telephon. Yuk kenali pentingnya apa itu SOP bagi Customer Service. 

SOP Customer Service Secara Online

1. Menguasai Beberapa Media 
Seperti yang diketahui, media menjadi cukup berkembang dengan adanya kemajuan teknologi. Hal ini juga dimanfaatkan oleh perusahaan untuk meningkatkan pelanggannya. Sebab, banyak orang yang lebih memilih menggunakan internet daripada media komunikasi lainnya, karena dianggap lebih efektif dan mudah menjangkau pelanggan lebih luas. Tidak mengherankan bila, para karyawan diharuskan untuk menguasai beberapa media untuk kenyamanan pelanggan.

Sebelum mulai melayani pelanggan melalui media, diperlukan SOP untuk mengatur karyawan tersebut. sebba, mereka tidak lagi menerima pelanggan secara langsung, namun menggunakan media. walaupun sama sama memberikan layanan, namun caranya berbeda. Sebab, layanan ini telah dihubungkan dengan media internet dan media lain, mulai dari telepon, sms, whatsapp, dan sebagainya.  

2. Melayani Beberapa Pertanyaan Pelanggan
Tugas utama seorang Customer Service menurut apa itu SOP adalah, memberikan layanan kepada pelanggannya, mulai dari menerima telephon dari pelanggan, melayani segala bentuk penjualan melalui internet dan telephon, berhadapan langsung dengan pelanggannya,  pelayanan untuk menjaga privasi pelanggan, pelayanan untuk pesanan tertentu, hingga pelayanan paska pembelian suatu barang. 

Telephon yang diterima oleh costumer service bisa beragam jenisnya, mulai dari berbagai pertanyaan seputar produk dan layanan yang diberikan, memberikan masukan terhadap produk agar semakin menarik, layanan yang mereka lakukan, dan masukan bagi perusahaan. Diantara tugas tersebut, tentu ada saja dimana situasi tidak sesuai dengan keinginan, seperti  mendapatkan telephon dari pelanggan terkait dengan adanya keluhan. 
3. Meminimalisir Adanya Kesalahan Berulang

Ketika mendapatkan keluhan dan kritikan, hendaknya perusahaan melakukan perubahan agar sesuai dengan kebutuhan masyarakat. Sehingga, pelanggan merasa puas dengan segala bentuk pelayanan yang diberikan. Akan lebih bagus lagi apabila pelanggan memberikan umpan balik kepada perusahaan, sehingga masalah ataupun pertanyaan yang sama, bisa diselesaikan dan tidak terulang lagi di masa depan. 

Ketika mengetahui adanya kritikan, hendaknya dilakukan perubahan sesuai apa itu SOP untuk memperbaiki masalah yang ada. Diharapkan dengan adanya perubahan tersebut, mampu mengurangi atau menghilangkan keluhan yang disampaikan pelanggan, terutama mengenai cara kerja yang diterapkan oleh perusahaan pada bidang costumer servis. Hal ini bisa dijadikan sebagai tolak ukur apakah bagian costumer servis telah menerapkan SOP dengan baik.

4. Pembagian Tugas Jelas Dan Mudah Dipahami
Tugas dari kepala bidang costumer servis, adalah untuk mengatur pembagian tugas kepada para anggotanya. Pastikan untuk membagikan tugas dengan jelas dan dengan bahasa yang mudah dipahami oleh setiap karyawan, termasuk dengan tanggung jawab yang harus ditanggung oleh setiap individunya. Biasanya, costumer servis akan dibagi menjadi beberapa sistem komunikasi yang meliputi whatsapp, telephon, email  hingga sms.
Menurut apa itu SOP costumer servis, anda diharuskan untuk mendengarkan setiap perkataan yang telah disampaikan oleh pelanggan, entah itu disampaikan langsung melalui telephon, atau dalam bentuk media komunikasi lainnya seperti Whatsapp, email, dan sebagainya. Anda juga bisa menanyakan pertanyaan kepada pelanggan apabila ada keluhan. Selain itu, anda diharuskan untuk mengulangi kembali tentang hal yang telah disampaikan pelanggan.

Berhadapan dengan pelanggan secara langsung memang bukan pekerjaan yang mudah. Terutama ketika pelanggan mengajukan kritikan terhadap pelayanan yang diberikan. Apabila terdapat keluhan, ada baiknya untuk mendengarkan segala keluh kesan pelanggan terlebih dahulu. Jika bisa, berikanlah solusi untuk masalah yang tengah dihadapi pelanggan. Oleh karena itu, pekerjaan ini dianggap menjadi ujung tombak perusahaan untuk membentuk citra. 

2 komentar:

  1. Thank for sharing this post . This is Really helpful.
    You can visit my blog website here Sidtalk. You will definitely find quality content knowledge posts.

    BalasHapus